Por lo general, se requiere que los empleadores depositen los impuestos sobre la n車mina declarados en el Formulario 941 Declaraci車n del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador (en ingl谷s), o en el Formulario 944 (SP), Declaraci車n Federal ANUAL de Impuestos del Patrono o Empleador. Ambos formularios sirven para declarar los impuestos federales sobre los ingresos retenidos a sus empleados, as赤 como la porci車n, del empleador y de los empleados, de los impuestos al Seguro Social y al Medicare. La cantidad de impuestos sobre la n車mina que usted declar車 en su Formulario 941 o su Formulario 944, determina si debe utilizar un programa de dep車sitos mensuales o bisemanales. Los t谷rminos "depositante de itinerario mensual" y "depositante de itinerario bisemanal" no se refieren a cu芍ntas veces su negocio les paga a sus empleados ni cu芍n a menudo se le requiere a usted efectuar dep車sitos. M芍s bien, los t谷rminos identifican cu芍l conjunto de reglas de dep車sito usted tiene que seguir cuando se determina una responsabilidad tributaria de impuestos sobre la n車mina. Las reglas de dep車sito se basan en las fechas cuando se pagan los salarios (a base de efectivo), no cuando las responsabilidades tributarias se acumulan para prop車sitos de contabilidad. Para ver las reglas sobre los requisitos de presentaci車n, consulte el Tema 758.
Obligaci車n de menos de $2,500: Si se le requiere que presente el Formulario 941 y acumula una obligaci車n por estos impuestos de menos de $2,500 en el trimestre anterior o en curso, puede pagar sus impuestos adeudados por el trimestre en curso con su declaraci車n de impuestos presentada a tiempo, en lugar de hacer los dep車sitos, siempre y cuando no incurra en una obligaci車n de dep車sito al pr車ximo d赤a de $100,000 durante el trimestre en curso.
Asimismo, si se requiere que presente el Formulario 944 y acumula una obligaci車n tributaria de menos de $2,500 al a?o, puede pagar los impuestos adeudados con su declaraci車n presentada a tiempo en lugar de hacer dep車sitos. Si se le requiere presentar el Formulario 944 y su obligaci車n de impuestos sobre la n車mina para el cuarto trimestre es de menos de $2,500, puede pagar su obligaci車n del cuarto trimestre con su declaraci車n presentada a tiempo, siempre y cuando haya efectuado dep車sitos para el primer, segundo y tercer trimestres de conformidad con las reglas de dep車sito correspondientes. Los empleadores que est芍n por debajo del m赤nimo de $2,500 y que no necesitan efectuar dep車sitos y, en lugar de ello, pagan los impuestos sobre la n車mina con el Formulario 941 o Formulario 944 pueden elegir depositar los impuestos o pagar la cantidad adeudada que se indica en el Formulario 941 o Formulario 944, seg迆n se estipula en las instrucciones del formulario.
Obligaci車n de $2,500 o m芍s: A menos que califique para efectuar pagos con su declaraci車n, tiene que depositar sus impuestos. Si presenta el Formulario 941 y no est芍 seguro si su obligaci車n tributaria total para el trimestre en curso ser芍 de menos de $2,500 y su obligaci車n para el trimestre anterior no fue menos de $2,500, efect迆e dep車sitos conforme a las reglas bisemanales o mensuales para que no quede sujeto a multas por no efectuar los dep車sitos.
Cu芍ndo depositar
Tiene que efectuar dep車sitos de conformidad con uno de los dos programas de dep車sito-- mensual o bisemanal. El programa que usted utilizar芍 para el a?o calendario actual depender芍 de la cantidad de impuestos sobre la n車mina que haya declarado durante el per赤odo retroactivo. Si solo ha presentado el Formulario 941, el per赤odo retroactivo son los 12 meses (que abarcan cuatro trimestres) que comienzan el 1 de julio del segundo a?o anterior y que terminan el 30 de junio del a?o anterior. Si present車 el Formulario 944 en cualquiera de los dos a?os anteriores o si presenta el Formulario 944 en el a?o actual, el per赤odo retroactivo es el a?o calendario dos a?os previos al a?o por el cual usted est芍 depositando (consulte la Publicaci車n 15 (Circular E), Gu赤a tributaria para empleadores, Secci車n 11, C車mo depositar los impuestos) (en ingl谷s).
Programa de dep車sitos mensuales - Si declar車 impuestos de $50,000 o menos durante el per赤odo retroactivo, le corresponde un programa de dep車sitos mensuales y por lo general, tiene que depositar sus impuestos sobre la n車mina por los pagos efectuados en determinado mes el o antes del 15? d赤a del mes siguiente. Por ejemplo, para el 15 de febrero, tiene que depositar los impuestos por los pagos efectuados en enero. Si el 15 de cualquier mes calendario es un s芍bado, domingo o d赤a feriado legal en el Distrito de Columbia, debe depositar al d赤a laborable siguiente. Un d赤a laborable es cualquier d赤a que no sea s芍bado, domingo o d赤a feriado legal en el Distrito de Columbia.
Programa de dep車sitos bisemanales - Si declar車 m芍s de $50,000 en impuestos durante el per赤odo retroactivo, le corresponde un programa de dep車sitos bisemanales y por lo general tiene que depositar sus impuestos sobre la n車mina de conformidad con el programa siguiente:
- Si su d赤a de pago es un mi谷rcoles, jueves y/o viernes, tiene que depositar esos impuestos a m芍s tardar el mi谷rcoles siguiente.
- Si su d赤a de pago es un s芍bado, domingo, lunes y/o martes, tiene que depositar esos impuestos a m芍s tardar el viernes siguiente.
Si se le requiere efectuar un dep車sito en una fecha que no es un d赤a laborable, se considera pagado a tiempo si el dep車sito se efect迆a a m芍s tardar al cierre del siguiente d赤a laborable. Por ejemplo, si se le requiere efectuar un dep車sito un viernes y dicho viernes es un d赤a feriado legal en el Distrito de Columbia, el dep車sito se considerar芍 efectuado a tiempo si lo efect迆a el siguiente lunes (si ese lunes es un d赤a laborable). Un d赤a feriado estatal que no sea un d赤a feriado en el Distrito de Columbia no retrasa la fecha de vencimiento de los dep車sitos de impuestos federales. Los depositantes bisemanales tienen por lo menos 3 d赤as laborables luego del cierre del per赤odo bisemanal para efectuar sus dep車sitos. Si cualquiera de los 3 d赤as de la semana siguientes al t谷rmino de un per赤odo bisemanal es un d赤a feriado legal en el Distrito de Columbia, tendr芍 un d赤a adicional por cada uno de esos d赤as para efectuar el dep車sito correspondiente.
Regla de dep車sito de $100,000 al pr車ximo d赤a - Independientemente de que deposite mensual o bisemanalmente, si acumula $100,000 o m芍s en impuestos en un d赤a durante un per赤odo de dep車sito, tiene que depositar los impuestos a m芍s tardar el d赤a laborable siguiente despu谷s de que acumule los $100,000. Si eso sucede, usted se convierte en depositante bisemanal durante por lo menos el resto del a?o natural y el a?o natural siguiente. Para obtener detalles sobre la regla de dep車sito de $100,000 al pr車ximo d赤a, consulte la Secci車n 11 de la Publicaci車n 15 (en ingl谷s).
Empleador nuevo - Si usted es un empleador nuevo, sus impuestos para el per赤odo retroactivo se consideran cero para cualquier trimestre antes de que emprendiera o adquiriera su negocio. Por lo tanto, el primer a?o de su negocio es depositante mensual, a menos que se aplique la regla de dep車sito de $100,000 al pr車ximo d赤a.
C車mo efectuar los dep車sitos
Tiene que efectuar todos los dep車sitos de impuestos federales por medio de transferencia electr車nica de fondos (EFT, por sus siglas en ingl谷s), a trav谷s de su Cuenta de impuestos de negocios del ibet, o por medio del EFTPS: Sistema de pago electr車nico de impuestos federales. El EFTPS es un servicio gratuito que el Departamento del Tesoro de los EE. UU. proporciona. Para que los dep車sitos efectuados mediante el sistema lleguen a tiempo, tiene que programar el dep車sito a m芍s tardar a las 8 p.m. hora del Este del d赤a anterior a la fecha de vencimiento del dep車sito. Consulte o llame al 800-555-4477 o 800-244-4829 (TDD) para inscribirse. Tambi谷n puede encontrar informaci車n adicional en la Publicaci車n 966 (SP), Sistema de Pago Electr車nico del Impuesto Federal, la Manera Segura de Pagar los Impuestos Federales PDF. Si no desea utilizar una de nuestras opciones de pago electr車nico, puede hacer arreglos para que su profesional tributario, instituci車n financiera, servicio de n車mina u otro tercero en quien conf赤e efect迆e los dep車sitos electr車nicamente en nombre suyo. Los servicios prestados por un tercero pueden tener una tarifa y una fecha l赤mite diferente.
Si no inicia una transacci車n de dep車sito mediante el EFTPS a m芍s tardar a las 8 p.m. hora del Este el d赤a laborable antes de la fecha de vencimiento del dep車sito, a迆n puede efectuar el dep車sito a tiempo si utiliza el para efectuar el pago el mismo d赤a. Si anticipa que alguna vez necesitar芍 un m谷todo para efectuar pagos el mismo d赤a, aseg迆rese de hacer los arreglos correspondientes por anticipado con su instituci車n financiera. S赤rvase verificar con su instituci車n financiera sobre la disponibilidad, las fechas l赤mite y los costos. Su instituci車n financiera podr赤a cobrarle una cuota por efectuar pagos de esta manera.
Se requiere que deposite el 100% de su deuda tributaria en la fecha de vencimiento del dep車sito o antes. Podr赤an imponerse multas por depositar despu谷s de la fecha de vencimiento, depositar menos de la cantidad requerida o enviar los pagos directamente al ibet en lugar de depositarlos. El ibet podr赤a exonerar las multas en ciertos casos. Consulte la Publicaci車n 15 (en ingl谷s), para obtener m芍s informaci車n sobre las reglas y multas relacionadas con la exactitud de los dep車sitos.