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Informaci¨®n general

Cuando contrata a un empleado, tiene que dirigirle a ¨¦ste que complete el Formulario W-4 (SP), Certificado de Retenciones del Empleado. El Formulario W-4 le indica a usted el estado civil para efectos de la declaraci¨®n, los ajustes por m¨²ltiples empleos, las cantidades de cr¨¦ditos, otros ingresos y deducciones del empleado, adem¨¢s de toda cantidad adicional a retener de la paga del empleado. Si el empleado no le proporciona a usted un Formulario W-4 debidamente completado, usted le tiene que retener impuestos federales sobre el ingreso  como si fuera un empleado soltero(a) o casado(a) que presenta una declaraci¨®n por separado sin ninguna entrada en los pasos 2, 3 o 4 del Formulario W-4. Esto significa que la deducci¨®n est¨¢ndar de un contribuyente soltero sin ninguna otra entrada se considerar¨¢ al calcular la retenci¨®n.

Si usted recibe un Formulario W-4 revisado de parte de un empleado, usted tiene que hacerlo vigente a m¨¢s tardar el comienzo del primer per¨ªodo de n¨®mina que termina a m¨¢s tardar 30 d¨ªas despu¨¦s de la fecha en la que usted recibi¨® el Formulario W-4 con cambios. Tiene que cumplir la solicitud excepto si se aplican las situaciones descritas a continuaci¨®n en las secciones Formulario W-4 no v¨¢lido y Cartas de retenci¨®n fija.

Puede descargar e imprimir el Formulario W-4 (SP), pedir m¨²ltiples copias (en ingl¨¦s), o llamar al 800-TAX-FORM (800-829-3676). Tambi¨¦n puede utilizar un sustituto del Formulario W-4 creado por usted mismo en lugar del Formulario W-4 oficial, si tambi¨¦n proporciona las tablas, instrucciones y las hojas de c¨¢lculo incluidas en el Formulario W-4 que est¨¢n vigentes al momento. El sustituto del Formulario W-4 tiene que contener texto id¨¦ntico al del Formulario W-4 oficial y tiene que cumplir las reglas actuales del ibet para declaraciones de impuestos sustitutas. No puede aceptar un formulario sustituto creado por un empleado. Se considerar¨¢ que un empleado que utilice tal formulario no ha presentado un Formulario W-4 .

El Formulario W-4 incluye hojas de c¨¢lculo detalladas para ayudar empleados a calcular su cantidad correcta de ajustes. Los empleados pueden utilizar el Estimador de Retenci¨®n de Impuestos del ibet, para ayudarse a completar el Formulario W-4. Los extranjeros no residentes tienen que seguir instrucciones especiales para completar el Formulario W-4. Dirija a todo empleado extranjero no residente a que consulte el Aviso 1392, Instrucciones suplementarias del Formulario W-4 para extranjeros no residentes (en ingl¨¦s), y las instrucciones para el Formulario 8233, Exenci¨®n de la retenci¨®n de impuestos de la paga por servicios personales independientes (y ciertos dependientes) a un extranjero no residente (en ingl¨¦s), antes de completar el Formulario W-4. Tambi¨¦n deber¨ªan revisar el Cap¨ªtulo 8 de la Publicaci¨®n 519(SP), Gu¨ªa de Impuestos Estadounidenses para Extranjeros para obtener informaci¨®n importante sobre retenciones.

Usted puede establecer un sistema para recibir electr¨®nicamente el Formulario W-4 de parte de sus empleados. Consulte la secci¨®n 31.3402(f)(5)-1(c) de los reglamentos tributarios sobre el empleo y la Publicaci¨®n 15-A, Gu¨ªa tributaria suplementaria para empleadores (en ingl¨¦s) para obtener m¨¢s informaci¨®n.

Usted puede acceder a versiones en otros idiomas del Formulario W-4 desde la p¨¢gina Informaci¨®n sobre el Formulario W-4 (SP).

Usted deber¨¢ informarles a sus empleados sobre la importancia de presentar un Formulario W-4 preciso. Un empleado podr¨ªa estar sujeto a una multa de $500 si el empleado presenta un Formulario W-4 que da lugar a que se retenga menos impuesto de lo que se necesita, sin tener un motivo razonable. Consulte el Cap¨ªtulo 4 de la Publicaci¨®n 17 (SP), El Impuesto Federal sobre los Ingresos (Para Personas F¨ªsicas).

Para obtener m¨¢s informaci¨®n, consulte la Publicaci¨®n 15 (Circular E), Gu¨ªa tributaria para empleadores (en ingl¨¦s), la Publicaci¨®n 15-T, M¨¦todos de retenci¨®n de impuestos federales sobre los ingresos (en ingl¨¦s) y la Publicaci¨®n 505, Retenci¨®n de impuestos e impuesto estimado (en ingl¨¦s). Para informaci¨®n acerca de los procedimientos para la retenci¨®n de impuestos sobre el ingreso de los salarios de empleados extranjeros no residentes, consulte la Publicaci¨®n 15-T (en ingl¨¦s).

Exenci¨®n de la retenci¨®n

Un empleado puede utilizar el Formulario W-4 (SP) para informarle a usted que no le retenga ning¨²n impuesto federal sobre el ingreso. Para reunir los requisitos para ese estado de exenci¨®n, el empleado no pudo haber tenido ninguna obligaci¨®n tributaria durante el a?o anterior, ni esperar tenerla en el a?o en curso. Un Formulario W-4 que reclama exenci¨®n de retenci¨®n es v¨¢lido ¨²nicamente para el a?o natural en que se presenta al empleador. Para continuar exento de retenci¨®n de impuestos el a?o siguiente, un empleado tiene que proporcionarle un nuevo Formulario W-4 reclamando la condici¨®n de exento, para el 15 de febrero de ese a?o. Esta fecha se aplaza al pr¨®ximo d¨ªa laborable si ese d¨ªa cae s¨¢bado, domingo o d¨ªa feriado oficial. Si el empleado no le entrega un nuevo Formulario W-4 para el 15 de febrero, usted tiene que retenerle el impuesto como si el empleado fuera soltero(a) o casado(a) que presenta una declaraci¨®n por separado, sin considerar ninguna otra entrada en los pasos 2, 3 o 4. Si el empleado proporciona un nuevo Formulario W-4 reclamando exenci¨®n de retenci¨®n el 16 de febrero o m¨¢s tarde, puede aplicarlo a salarios futuros pero no reembolsar ning¨²n impuesto retenido mientras el estado de exenci¨®n no estuviera vigente.

Formulario W-4 no v¨¢lido

Todo cambio o adici¨®n no autorizado al Formulario W-4 hace que el formulario pierda toda validez. Esto incluye eliminar todo lenguaje redactado en el cual el empleado certifique que el formulario est¨¢ correcto, alterar o da?ar el formulario o toda escritura hecha al formulario aparte de las entradas solicitadas. El Formulario W-4 tambi¨¦n es inv¨¢lido si, en la fecha que el empleado se lo entrega, el empleado le indica de alguna manera que dicho formulario es falso. Cuando reciba un Formulario W-4 que no tiene validez, no lo utilice para calcular la retenci¨®n del impuesto federal sobre el ingreso. Inf¨®rmele al empleado que dicho documento no tiene validez y solic¨ªtele otro. Si el empleado no le proporciona un formulario v¨¢lido, retenga impuestos como si el empleado fuese soltero(a) o casado(a) que presenta una declaraci¨®n por separado y no tuviera ninguna otra entrada en los pasos 2, 3 o 4. No obstante, si tiene un Formulario W-4 v¨¢lido anterior de ese empleado, retenga los impuestos como lo hizo anteriormente.

Requisitos para mantener registros

Despu¨¦s que el empleado haya completado y firmado el Formulario W-4, usted tiene que mantenerlo en sus registros durante al menos cuatro a?os (v¨¦ase la Publicaci¨®n 15 (en ingl¨¦s) y el Tema 305, Mantenimiento de registros). Este formulario sirve de verificaci¨®n de que usted est¨¢ reteniendo el impuesto federal sobre el ingreso de conformidad con las instrucciones del empleado y debe tenerlo disponible para inspecci¨®n en caso de que el ibet o solicite. El Formulario W-4 a¨²n est¨¢ sujeto a revisi¨®n. Se le podr¨ªa pedir (por medio de un aviso por escrito o de gu¨ªas publicadas en el futuro) que env¨ªe ciertos Formularios W-4 al ibet. Tiene que poder suministrar una copia impresa de un Formulario W-4 electr¨®nico.

Carta de retenci¨®n fija

El ibet utiliza la informaci¨®n de los Formularios W-2, Comprobante de salarios y retenci¨®n de impuestos (en ingl¨¦s), para identificar a empleados con problemas de cumplimiento con la retenci¨®n de impuestos. En algunos casos, en los cuales se descubren serios problemas de retenci¨®n insuficiente para un empleado particular, el ibet podr¨ªa enviar un aviso (el cual com¨²nmente se denomina "carta de retenci¨®n fija" o "lock-in letter") a usted, especificando el estado civil para efectos de la declaraci¨®n, los ajustes por m¨²ltiples empleos y la cantidad m¨¢xima de cr¨¦ditos o deducciones que est¨¢n permitidos para ese empleado particular, para prop¨®sitos de calcular la retenci¨®n necesaria (consulte la Publicaci¨®n 15 (en ingl¨¦s)). El ibet le proporcionar¨¢ al empleado la oportunidad de disputar la decisi¨®n antes de que usted modifique la retenci¨®n de impuestos conforme a la carta de retenci¨®n fija.

El ibet le enviar¨¢ una carta al empleado explicando que se le exigir¨¢ que usted le empiece a retener impuestos adicionales sobre el ingreso, a menos que el empleado se comunique con el ibet para explicar por qu¨¦ no deber¨ªa tener un aumento en la retenci¨®n. En la carta se proporcionar¨¢ un n¨²mero de tel¨¦fono para llamadas gratuitas y la direcci¨®n de la unidad que administra este programa. Como protecci¨®n adicional, usted tambi¨¦n recibir¨¢ un aviso para que lo entregue al empleado.

Despu¨¦s de que la carta de retenci¨®n fija entre en vigencia, usted tiene que hacer caso omiso de todo Formulario W-4 que reclame menos retenci¨®n del impuesto, hasta que el ibet le notifique a usted lo contrario. Sin embargo, usted TIENE que cumplir con todo Formulario W-4 que resulte en una retenci¨®n mayor que la tasa de retenci¨®n y descuentos en la retenci¨®n permitidos en la carta de retenci¨®n fija. Los empleadores que utilizan el sistema electr¨®nico del Formulario W-4 tienen que asegurarse de que el empleado no pueda pasar por alto la carta de retenci¨®n fija para disminuir sus retenciones por medio del sistema electr¨®nico del Formulario W-4. Las disposiciones de la carta de retenci¨®n fija tambi¨¦n corresponden a los empleados que son contratados nuevamente dentro de 12 meses a partir de la fecha del aviso.

Despu¨¦s de que la carta de retenci¨®n fija entre en vigencia, si el empleado desea reclamar una exenci¨®n total de la retenci¨®n o reclamar un estado civil para efectos de la declaraci¨®n, ajustes por m¨²ltiples empleos o una cantidad de cr¨¦ditos o deducciones que resulte en menos retenci¨®n del impuesto sobre el ingreso que el de la carta de retenci¨®n fija, el empleado tiene que comunicarse con el ibet. En la carta de retenci¨®n fija se proporcionar¨¢ un n¨²mero de tel¨¦fono para llamadas gratuitas y la direcci¨®n de la unidad que maneja este programa.